Så väljer du rätt tidrapporteringssystem för ditt företag

Att välja tidrapporteringssystem handlar om mer än att hitta ett verktyg där personalen kan registrera arbetade timmar.

Systemet behöver fungera i den verklighet där det ska användas. Det ska vara enkelt för medarbetarna, ge arbetsledningen rätt överblick och minska mängden manuellt arbete mellan tidrapportering, attest och lön.

För transportföretag blir valet extra viktigt eftersom arbetstider, fordon, färdskrivardata, traktamenten och kollektivavtal kan påverka processen.

Här är de viktigaste sakerna att jämföra innan du väljer system.

Börja med dagens process

Innan du jämför olika system behöver du förstå vilka problem det nya systemet ska lösa.

Kartlägg därför hur tidrapporteringen fungerar idag:

• Hur rapporterar personalen sin tid?
• Var befinner sig medarbetarna när rapporteringen sker?
• Hur registreras frånvaro och avvikelser?
• Vem granskar och godkänner rapporterna?
• Hur förs informationen vidare till lön?
• Vilka uppgifter registreras flera gånger?
• Var uppstår flest fel eller frågor?

Ett bra tidrapporteringssystem bör framför allt lösa de moment som skapar mest administration idag.

Är systemet enkelt att använda?

Ett system kan ha många avancerade funktioner men ändå fungera dåligt om personalen tycker att det är krångligt att använda.

Utvärdera därför användarupplevelsen noggrant.

Fråga exempelvis:

• Kan tiden rapporteras via mobil?
• Är gränssnittet tydligt?
• Hur många steg krävs för att skicka in en rapport?
• Kan tider föreslås från schema eller andra datakällor?
• Är det enkelt att korrigera en felaktig rapport?

För transportföretag är mobilanpassning ofta särskilt viktig eftersom många medarbetare arbetar ute på vägarna.

I Transpa kan de anställda bland annat använda planerade pass eller färdskrivardata som stöd, så att medarbetaren kan granska uppgifterna innan rapporten skickas in. 

Kan systemet hantera den information ni faktiskt behöver?

Alla företag har inte samma behov.

För vissa räcker det att registrera start- och sluttid. För andra behöver tidrapporteringen innehålla betydligt mer.

Det kan exempelvis handla om:

• raster
• frånvaro
• traktamenten och resor
• fordon
• arbetsuppgifter
• kostnadsställen
• avvikelser från schema

Ett vanligt misstag är att välja ett system som fungerar för dagens enklaste behov men inte för resten av verksamheten.

Fundera därför på vilken information ni faktiskt behöver för administration, uppföljning och lön.

Hänger schema, tidrapportering, attest och lön ihop?

Det verkliga värdet i ett tidrapporteringssystem ligger ofta i vad som händer med informationen efter att tiden har registrerats.

Om schemat redan finns digitalt bör systemet helst kunna använda planerad tid som grund för rapporteringen.

Det gör det enklare att upptäcka:

• sena starter
• längre eller kortare arbetspass
• övertid
• frånvaro
• andra avvikelser

Efter rapporteringen behöver uppgifterna ofta granskas och attesteras innan de går vidare till löneunderlaget.

När systemen hänger ihop kan flödet se ut så här:

Schema → tidrapportering → attest → löneunderlag

Det minskar behovet av dubbelregistrering och gör det lättare att följa varifrån uppgifterna kommer.

Stödjer systemet transportbranschens krav?

För ett transportföretag räcker det inte alltid med ett generellt system för tidsregistrering.

Några frågor är särskilt viktiga att ställa:

• Finns stöd för färdskrivardata?
• Kan tid kopplas till fordon?
• Kan traktamenten och resor registreras?
• Kan kostnadsställen användas?
• Går det att jämföra rapporterad tid med schema?
• Finns stöd för relevanta arbetstidsregler?
• Kan systemet användas av personal som arbetar ute på fältet?

I ett branschanpassat system kan färdskrivardata exempelvis användas som stöd för rapporterad starttid, sluttid och raster.

Systemet kan också hjälpa arbetsledningen att upptäcka avvikelser mellan schema, rapporterad tid och färdskrivardata.

Det betyder inte att systemstödet ersätter arbetsgivarens ansvar, men det kan göra det lättare att upptäcka problem tidigare.

Vilken uppföljning och kontroll får ni?

Tidrapportering handlar inte bara om att samla in timmar.

Bra rapportering kan även ge värdefull information om verksamheten.

Det kan exempelvis vara möjligt att följa:

• arbetad tid per person
• avvikelser mellan schema och faktiskt arbetad tid
• frånvaro
• tid per fordon
• kostnadsfördelning
• rapporter som väntar på attest

Fundera därför inte bara på hur personalen rapporterar tid, utan också på vilken information ni vill kunna använda i efterhand.

Checklista inför valet

Innan du fattar beslut bör du kunna svara ja på de funktioner som är viktigast för just er verksamhet.

Kontrollera särskilt:

• Är systemet enkelt att använda?
• Fungerar det bra i mobilen?
• Kan det hantera frånvaro och avvikelser?
• Kan det kopplas till schema?
• Finns en tydlig attestprocess?
• Kan det använda eller jämföra färdskrivardata?
• Stödjer det verksamhetens regler och arbetssätt?
• Kan informationen användas vidare till lön?
• Finns relevanta rapporter och uppföljning?
• Är systemet anpassat för er bransch?

Det system som har flest funktioner är inte automatiskt det bästa.

Det bästa valet är det system som förenklar hela processen för både medarbetare, arbetsledning och administration.

När är Transpa ett relevant alternativ?

Transpa är utvecklat specifikt för transportbranschen och kopplar samman tidrapporteringen med flera delar av personaladministrationen.

Systemet kan bland annat hantera mobil tidrapportering, planerade pass, färdskrivardata, fordon, kostnadsställen, frånvaro, attest och arbetstidskontroller.

Det gör Transpa särskilt relevant för transportföretag som vill minska antalet manuella steg mellan utfört arbete och färdigt löneunderlag.

Innan du väljer – utgå från hela arbetsflödet

Det är lätt att jämföra tidrapporteringssystem utifrån pris eller enskilda funktioner.

Men det viktigaste är hur väl systemet passar företagets faktiska arbetssätt.

Ett bra system ska vara enkelt för personalen att använda, ge arbetsledningen kontroll och göra informationen användbar vidare i administrationen.

När du vet vilka problem ni behöver lösa blir det också betydligt enklare att avgöra vilket tidrapporteringssystem som är rätt för företaget. 

Se hur Transpa kan förenkla tidrapporteringen i din verksamhet.