Personalplanering – så skapar du effektiva arbetsscheman

Bra personalplanering handlar om mer än att fylla ett schema med arbetspass. Rätt person behöver finnas på rätt plats och vid rätt tid, samtidigt som verksamheten måste ta hänsyn till frånvaro, kompetenser, arbetstider och tillgängliga resurser.

När planeringen fungerar skapas bättre framförhållning för både arbetsledning och personal. När den inte fungerar riskerar företaget i stället sena schemaändringar, luckor i bemanningen och onödig administration.

I den här guiden går vi igenom vad personalplanering innebär och hur du kan skapa effektivare arbetsscheman.

Vad är personalplanering?

Personalplanering innebär att planera verksamhetens personal utifrån det arbete och de resurser som behövs.

Det kan bland annat handla om att planera:

• vilka medarbetare som ska arbeta
• när de ska arbeta
• vilka kompetenser och behörigheter som krävs
• frånvaro och semester
• bemanningsbehov
• tillgängliga resurser
• arbetspass och scheman

Schemaläggning är alltså en viktig del av personalplaneringen, men personalplanering omfattar mer än själva arbetstiderna.

En effektiv personalplanering hjälper företaget att säkerställa att rätt bemanning finns tillgänglig när verksamheten behöver den.

Vad är skillnaden mellan personalplanering och schemaläggning?

Begreppen används ofta tillsammans, men fyller olika funktioner.

Personalplanering handlar om att planera verksamhetens samlade personalbehov. Det kan exempelvis innebära att ta hänsyn till bemanning, kompetenser, behörigheter, frånvaro och tillgänglighet.

Schemaläggning handlar mer specifikt om att bestämma vem som ska arbeta och när.
Ett arbetsschema är därför ett resultat av personalplaneringen.

För att skapa ett bra schema behöver arbetsledaren först veta vilka resurser som finns tillgängliga och vilka behov verksamheten har.

Så skapar du ett effektivt arbetsschema

Ett effektivt arbetsschema börjar inte med att placera ut arbetspass. Det börjar med att förstå verksamhetens behov.

1. Utgå från bemanningsbehovet

Börja med att identifiera hur mycket personal verksamheten behöver under olika dagar och tider.

Fråga exempelvis:

• Vilka arbetspass behöver bemannas?
• När är belastningen som högst?
• Finns återkommande behov?
• Vilka uppdrag eller arbetsuppgifter ska genomföras?
• Behövs särskild kompetens under vissa arbetspass?

När behovet är tydligt blir det enklare att avgöra vilken bemanning som krävs.

2. Ha koll på personalens tillgänglighet

Nästa steg är att se vilka medarbetare som faktiskt är tillgängliga.

Semester, sjukfrånvaro, ledighet och andra frånvaroperioder påverkar snabbt ett schema.

Om den informationen finns samlad redan när planeringen börjar blir det lättare att undvika arbetspass som senare måste göras om.

3. Matcha rätt person med rätt arbete

Alla medarbetare kan inte alltid utföra alla arbetsuppgifter.

Behörigheter, utbildningar, erfarenhet och andra kompetenser kan avgöra vem som kan bemanna ett visst arbetspass.
Det är särskilt viktigt i verksamheter där vissa arbetsuppgifter eller fordon kräver särskilda behörigheter.

Personalplaneringen bör därför inte bara svara på frågan:
Vem är ledig?

Den behöver också svara på:
Vem är tillgänglig och har rätt förutsättningar för uppgiften?

4. Skapa återkommande scheman där det är möjligt

Om verksamheten har arbetspass som återkommer vecka efter vecka finns det sällan någon anledning att bygga schemat från början varje gång.

Fasta eller rullande scheman kan förenkla planeringen och ge personalen bättre framförhållning.
Ett rullande schema kan exempelvis löpa över två eller flera veckor och sedan upprepas.

Det minskar mängden manuellt arbete samtidigt som det skapar en tydligare grundplanering.

5. Planera för förändringar

Ett schema kommer sällan att fungera exakt som planerat under hela perioden.
Någon blir sjuk. Ett uppdrag förändras. En medarbetare behöver byta pass. Ett fordon kanske inte är tillgängligt.

Bra personalplanering behöver därför vara flexibel.
Det ska vara enkelt att se hur en förändring påverkar resten av planeringen och vilka alternativa resurser som finns tillgängliga.

Vilken information behöver du för bra personalplanering?

Ju mer information arbetsledaren behöver leta efter i separata dokument och system, desto svårare blir planeringen.
Några uppgifter är särskilt viktiga att ha tillgängliga:

Personal och anställningsuppgifter

Grundläggande personalinformation behöver vara aktuell och lätt att hitta.

Kompetenser och behörigheter

För vissa arbetsuppgifter behöver företaget veta om medarbetaren har rätt utbildning, certifiering eller behörighet.
Det är också viktigt att kunna upptäcka när en behörighet behöver förnyas.

Frånvaro och semester

Planerad frånvaro bör vara synlig direkt i personalplaneringen så att arbetspass inte läggs på personer som inte är tillgängliga.

Schema och arbetstider

Arbetsledaren behöver kunna se både befintliga arbetspass och tillgänglig kapacitet.

Verksamhetens resurser

I vissa verksamheter behöver personalen även planeras tillsammans med andra resurser, exempelvis fordon eller specifika uppdrag.

När informationen finns samlad blir det lättare att fatta beslut utan att först kontrollera flera olika system.

Vanliga utmaningar vid personalplanering

Även en väl genomtänkt grundplanering påverkas av vardagens förändringar.

Några vanliga problem är:

Sena ändringar

Sjukdom, ledigheter eller förändrade uppdrag kan göra att ett färdigt schema snabbt behöver justeras.
En samlad överblick gör det lättare att hitta alternativa resurser.

Bristande framförhållning

Om schemat skapas sent får både arbetsledare och medarbetare sämre möjligheter att planera.
Återkommande scheman och längre planeringshorisont kan skapa bättre framförhållning.

Information i flera system

Om frånvaro finns på ett ställe, personaluppgifter på ett annat och schemat i ett kalkylblad ökar den manuella administrationen.

Det ökar också risken att planeringen bygger på inaktuell information.

Fel kompetens på fel plats

Tillgänglig personal är inte automatiskt samma sak som rätt personal.

Kompetenser och behörigheter behöver därför vara en del av planeringen, särskilt i verksamheter där de påverkar vilka arbetsuppgifter en person får utföra.

Personalplanering inom transportbranschen

Transportföretag har ofta ett mer komplext planeringsbehov än verksamheter där personalen arbetar på samma plats och under fasta tider.

Förutom personal kan arbetsledaren behöva planera:

• fordon
• körningar och uppdrag
• olika arbetstider
• frånvaro
• behörigheter och kompetenser
• tillgängliga resurser
• regler och kollektivavtal

En förändring i en del av planeringen kan dessutom påverka flera andra delar.

Om en förare blir sjuk behöver företaget inte bara hitta en tillgänglig person. Ersättaren kan också behöva rätt behörighet och kunna kopplas till rätt körning eller fordon.

Det gör en samlad resursöverblick särskilt värdefull.

Digital personalplanering eller Excel?

Excel kan fungera för enklare personalplanering, särskilt i mindre verksamheter med få medarbetare och relativt fasta arbetstider.

Utmaningen uppstår när mängden information och antalet förändringar ökar.

I ett kalkylblad behöver arbetsledaren själv hålla reda på exempelvis:

• vilken version av schemat som är aktuell
• förändrad frånvaro
• personalens behörigheter
• schemaändringar
• tillgängliga resurser

Med ett digitalt system för personalplanering kan flera av dessa uppgifter samlas och hållas uppdaterade på samma ställe.
Det gör det enklare att planera utifrån aktuell information och minskar beroendet av manuella listor.

Hur hänger personalplanering, schema och tidrapportering ihop?

Personalplaneringen beskriver vilka resurser verksamheten behöver och har tillgång till.
Schemat omsätter planeringen till konkreta arbetspass.

Tidrapporteringen visar sedan vad som faktiskt har arbetats.

Tillsammans skapar de ett naturligt flöde:

Personalplanering → schemaläggning → utfört arbete → tidrapportering

När dessa delar hänger ihop behöver information inte hanteras separat i varje steg.

Det gör också att verksamheten kan jämföra planerade arbetstider med det faktiska utfallet och använda informationen vidare i exempelvis lönehanteringen.

Personalplanering med Transpa

Transpas personalplanering är utvecklad för transportbranschen och samlar personalinformation, kompetenser, behörigheter och utrustning i samma system.

I planeringen går det även att hantera personal, uppdrag och fordon i relation till varandra och få en gemensam överblick över scheman, frånvaro och kommande personalbehov.

Genom att samla informationen digitalt blir det enklare att planera utifrån verksamhetens faktiska resurser och hålla personalinformationen uppdaterad.

Vanliga frågor om personalplanering

Vad innebär personalplanering?

Personalplanering innebär att planera företagets personal utifrån verksamhetens behov. Det omfattar bland annat bemanning, arbetstider, frånvaro, kompetenser, behörigheter och tillgänglighet.

Vad är syftet med personalplanering?

Syftet är att säkerställa att verksamheten har rätt personal och rätt kompetens tillgänglig när den behövs.

Vad är skillnaden mellan personalplanering och schemaläggning?

Personalplanering omfattar hela planeringen av företagets personalresurser. Schemaläggning är en del av personalplaneringen och handlar specifikt om vem som ska arbeta och när.

Hur skapar man ett bra arbetsschema?

Utgå från verksamhetens bemanningsbehov, kontrollera personalens tillgänglighet och kompetens, planera återkommande pass där det är möjligt och skapa utrymme för förändringar.

Kan personalplanering göras digitalt?

Ja. Ett digitalt system kan samla personalinformation, frånvaro, scheman och andra relevanta uppgifter så att arbetsledaren kan planera utifrån aktuell information.

Varför är personalplanering särskilt viktig inom transport?

Transportföretag behöver ofta planera personal tillsammans med fordon, uppdrag, behörigheter och varierande arbetstider. Det gör resursplaneringen mer komplex än i många verksamheter.

Vill du få bättre överblick över personal, schema, frånvaro och resurser?

Läs mer om Transpas personalplanering för transportföretag.