Funktioner i Transpa

Anställningskontrakt & arbetstidsförläggning

Anställningskontrakt skapas direkt i systemet och kopplas automatiskt till kollektivavtalens olika arbetstidsförläggningar samt lokala överenskommelser.

Personal- och anhörigregister

Register över personal och era anhöriga finns alltid lättillgängligt online, inget mer letande i papper och pärmar som finns på en specifik plats.

Behörighetskontroll

BKY-förfrågan direkt mot Transportstyrelsens register. Transpa larmar om någons körkort (Bx, Cx eller Dx) eller yrkeskompetensbevis (YKB eller ADR) saknas.

Automatiska påminnelser

Automatiska påminnelser om slutdatum för anställning, avtal och behörigheter med mera gör det enkelt att säkerställa uppfyllnad av lagar och kompetenskrav.

Utrustningsregister

Alltid aktuellt lagersaldo för utrustning underlättar planering av inköp.

Kompetensbok

Kompetenslistor per anställd ger en tydlig överblick över kompetenser som behöver förnyas och utbildningar som bör planeras.

Arbetsgivarintyg

Utskriftsfunktion av arbetsgivarintyg utifrån data i Transpa.

Registrera direkt kostnadsställe

Exempelvis kört fordon. Komplettera med eventuell arbetsuppgift.

Gemensam kalender

Systemets kalender ger medarbetarna tillgång till planerade arbetsuppgifter och körningar samt eventuellt schema.

Felanmälan av fordon via Fordonskontroll

Rapportera fel på fordon, aktiviteter, tillbud och avvikelser via integration med Fordonskontroll.

Handbok och kvalitetssäkring

Alla medarbetare har enkel tillgång till handbok, checklistor, policys med mera. Ni avgör vilka dokument och uppgifter som ska vara tillgängliga och för vem.

Meddelandefunktion

Smidig kommunikation och filöverföring mellan kontor och chaufför.

Felrapportering

Rapportering av fel, avvikelser, tillbud och skador görs snabbt och smidigt direkt i systemet. Ärenden tilldelas direkt en ansvarig på kontoret och kan följas till avslut.

Mobil, platta eller dator

Logga in och rapportera varsomhelst ifrån, på vilken enhet som helst.

Tillgång till färdskrivardata

Möjlighet finns att välja färdskrivardatan som arbetstid.

Traktamenten

Rapportering av resor i Sverige, Norden och Europa.

Semester och frånvaro

Semesterplanering och registrering av frånvaro.

Direkt kontroll och godkännande av inmatade arbetstider

Innan förarens tidrapport attesteras kan du kontrollera arbetade timmar gentemot förarkortstid. Vid attest uppmärksammas du på de rapporter som innehåller avvikelser och godkänner korrekta rapporter på ett bräde.

Automatisk löneuträkning och kostnadsfördelning

Den slutliga uträkningen presenteras detaljerat och tydligt. När lönen är klar exporteras den till ert lönesystem.

Hantering av avvikelser

Utöver inmatade uppgifter om arbetade timmar, frånvaro, arbetstidsförkortning, och förarkortstider med mera, finns tillägg som hanterar en stor mängd avvikelser.

Övertidsberäkning och sjuklön

Transpa utför övertidsberäkning efter schema, schemalöst eller lokal överenskommelse samt hanterar sjuklön i upp till 14 dagar och håller reda på återinsjuknanderegeln.

Kollektivavtal och lokala överenskommelser finns i systemet

Alla beräkningar följer kollektivavtalet och de flest förekommande lokala överenskommelserna. Avstämning mot arbetstidsförläggning i förhållande till avtalen.

Beräkning av traktamenten nationellt och internationellt

Beräkning av traktamenten sker enligt gällande kollektivavtal och anges fördelat på skattefritt och skattepliktigt belopp.

Beräkna lokala ersättningar med "tidnycklar"

Som ett komplement till den ordinarie löneberäkningen kan du arbeta med ”tidnycklar”, ett verktyg för att beräkna egna lokala ersättningar.

Automatiskt saldo

Automatiskt saldo vad gäller arbetstidsförkortning, övertid, komptid och eventuell flextid.

Produktionsplanering

I Transpas funktion för planering ser du kundbehov, fordon och personella resurser i förhållande till varandra.

Schemaläggning

En schemaperiod kan vara i 1-52 veckor, inledas på valfri veckodag, återkomma rullande och innehålla fasta eller automatiskt fördelade arbetspass.

Kommande frånvaro och behov av personal

Det aktuella schemat och din planering hålls åtskilda så att du kan pussla med tider. När du planerar ser du ledighet och annan frånvaro längre fram i tiden och kan förutse kommande behov av extrapersonal.

Se arbetade timmar i realtid

I kalendern får du kontroll över förbrukade timmar per dag, vecka eller månad.

Resursplanering

Resursåtgången summeras med grupperings-, sorterings och filterfunktioner, vilket gör det lättare för dig att se luckor, undertid och planera effektivt.

Personalplanering

Planera med schema eller schemalöst. Utforma er arbetstidsförläggning precis som ni vill.

Kontroll på lagar, avtal och behörigheter

Transpa varnar automatiskt vid överträdelse av arbetstid, övertid, nattarbetstid och andra viktiga delar i vägarbetstidslagen.

Tydlig översikt i gemensam kalender

Kalendern i Transpa erbjuder personliga inställningar och visning av ”exakt tidpresentation”.

Vi finns här om du behöver oss

Utöver vår support och vårt kundforum finns vi tillgängliga när och om ni behöver hjälp, vårt erbjudande sträcker sig långt längre än mjukvaran du köper från oss. Våra tilläggstjänster:

Driftsättning och utbildning
Vi anpassar lösningen för just din verksamhet och utbildar era medarbetare. Vår långa erfarenhet och djupa branschinsikt har gjort oss till en uppskattad samarbetspartner och rådgivare, inte minst när det kommer till att ställa om till ett mer digitalt arbetssätt.

Löneservice
Vi är specialister på löneadministrationen inom transport- och entreprenadbranschen och flera av våra lönekonsulter är auktoriserade via SRF. Med vår tilläggstjänst löneservice får ni en dedikerad person hos oss som hanterar era löner, samt finns tillgänglig för rådgivning i personal- och lönefrågor. Här kan du läsa mer om vår löneservice.