Tidnycklar

Tidnycklar är ett kraftfullt komplement till den ordinarie löneberäkningen i Transpa. De används för att automatisera och styra ersättningar eller tillägg som styrs av specifika klockslag, veckodagar eller röda dagar/helgdagar.

När en anställd tidrapporterar läser systemet av tidnyckeln och skjuter automatiskt till rätt löneart och belopp för de timmar som faller inom det angivna tidsfönstret.

1. Vad är en tidnyckel och vad används den till?

En ordinarie lönegrupp hanterar den grundläggande månadslönen eller timlönen. Med hjälp av tidnycklar kan du sedan enkelt sätta upp egna, skräddarsydda regler för när olika typer av tillägg och ersättningar ska utgå baserat på dygnet och kalendern.

Detta gör tidnycklarna till det perfekta verktyget för att spegla unika villkor och automatisera era avtalsparametrar direkt i Transpa.

Vanliga användningsområden i det svenska Transportavtalet:

• OB-ersättning (Enkel, kvalificerad OB): Ge ett extra kr-tillägg per timme för arbete på obekväm tid (till exempel vardagar kl. 18:00–06:00, eller helger från fredag kväll till måndag morgon).
• Helgersättningar: Styra att arbete på lördagar, söndagar eller specifika helgdagar genererar rätt typ av kvalificerat OB-tillägg.
• Storhelgs- och aftonkompensation: Skapa regler där extra tillägg ska utgå på specifika dagar som Midsommarafton, Julafton, Nyårsafton eller röda kalenderdagar.
• Lokala premie- eller kompetenstillägg: Automatisera unika överenskommelser på företaget som är kopplade till arbetade timmar under vissa tider på dygnet.

2. Hur en tidnyckel sätts upp i Transpa

För att skapa en tidnyckel går du till:

Register ---->Tidnycklar -----> Lägg till ny

När du bygger regeln definierar du följande parametrar:

1. Dagar: Välj vilka dagar regeln ska gälla för:
   • Måndag–fredag (Vardagar)
   • Lördagar / Söndagar

1. • Specifika helgdagar / aftnar (Här bockar du i unika röda dagar eller aftnar).
2. Ersättningstyp: Bestäm hur tillägget ska räknas ut:
   • Fast belopp per timme (Det vanligaste för svenskt OB, där ett fast kronotillägg läggs ovanpå lönen).
   • Procent av timlönen.
3. Koppling till Löneart: Välj vilken löneart från ert lönesystem (till exempel Hogia eller Visma) som timmarna ska exporteras till.

VIKTIGT: Hur man registrerar ett tidsintervall över dygnsbrytet (Natt-OB)

Eftersom Transpa läser tidnycklar per kalenderdygn, kan du inte registrera ett tidsintervall som passerar midnatt (till exempel vardags-OB mellan kl. 18:00 och 06:00) på en och samma rad. Om ett tillägg löper över midnatt måste du dela upp det på två rader i tidnyckeln:

• Rad 1 (Kvällen före midnatt): Du sätter intervallet från starttiden fram till dygnets slut, det vill säga 18:00 till 24:00.
• Rad 2 (Morgonen efter midnatt): Du sätter nästa rad från dygnets början fram till sluttiden, det vill säga 00:00 till 06:00.

Genom att dela upp dygnet på detta sätt säkerställer du att Transpa räknar timmarna helt korrekt oavsett om skiftet startar på kvällen eller slutar på morgonen.

3. Särskild hantering för Norge (Godsoverenskomsten)

Om ni hanterar norska chaufförer och har en norsk databas uppsatt, används tidnycklar på ett lite annorlunda sätt. I Norge är det mycket vanligt att använda den generella lönegruppen ("Generell") för att hantera anställda, vilket ger en unik flexibilitet i hur tidnycklarna styrs och ärvs:

Alternativ A: Central styrning via Lönegruppen (Rekommenderas)

Om de flesta anställda följer samma norska kollektivavtal (till exempel Godsoverenskomsten) ska tidnycklarna kopplas direkt till lönegruppen.

• Hur det fungerar: Du skapar dina norska tidnycklar en gång, och aktiverar dem sedan direkt på lönegruppen "Generell".
• Fördel: Alla anställda som placeras i denna lönegrupp ärver automatiskt tidsnycklarna. Vid avtalsändringar uppdaterar du bara i lönegruppen, så slår det igenom på alla anställda i gruppen.

Alternativ B: Individuell styrning via Personkortet

Om du har anställda som ligger i den generella lönegruppen men som har unika villkor, personliga tillägg eller lokala avtal,  kan du kombinera lönegruppens inställningar med unika regler på personkortet. Det går däremot inte att exkludera eller plocka bort de tidnycklar som den anställde redan ärver via lönegruppen.

• Hur det fungerar: Gå in på den specifika anställdes Personkort under fliken Lön. Här kan du manuellt lägga till och bocka i de extra tidnycklar som ska gälla specifikt för just denna individ, utöver de som redan är aktiverade på lönegruppen.
• Användningsområde: Detta är mycket användbart på den norska marknaden om enbart vissa medarbetare ska ha tillgång till specifika tillägg (exempelvis Fagbrevtillegg kopplat till arbetade timmar) trots att de i övrigt delar samma grundlön och standardiserade tidnycklar i den generella lönegruppen.

Viktigt att tänka på:

Tidnycklar kan ackumuleras (staplas). Om du har en tidnyckel aktiverad på den generella lönegruppen och samtidigt lägger till en personlig tidnyckel på personkortet på exakt samma klockslag, kommer Transpa att betala ut båda tilläggen samtidigt under de timmarna. Kontrollera därför alltid i löneberäkningen att summan blir korrekt.