Handbok - publicera din personal/förarhandbok i Transpa

Vill du samla alla viktiga dokument på ett ställe där personalen alltid kan nå dem? Med handboksfunktionen i TransPA kan du enkelt publicera allt från personalpolicyer och förarinstruktioner till lastningsguider.

Informationen blir tillgänglig för dina anställda direkt i mobilen när de tidsrapporterar. Det säkerställer att alla alltid har tillgång till den senaste versionen av era dokument.

Så fungerar det

Handboken bygger på att du lagrar dina dokument på en extern lagringsyta (t.ex. Google Drive, Microsoft OneDrive, SharePoint, ett intranät eller liknande) som din personal kan nå. För att tjänsten ska fungera tillsammans med TransPA måste lagringsytans sökväg vara en webbadress som börjar med http:// eller https://.

När funktionen är aktiverad nås handboken via menyn på startsidan när de anställda loggar in på TransPAs tidrapportering (mytranspa.com). De anställda slussas då direkt till de mappar och dokument som du har delat ut. Som administratör når du molntjänstens större yta där du kan organisera filer och styra åtkomster.

Tips till dina förare! Ibland kan det vara svårt att öppna vissa filtyper på en telefon. Rekommendera gärna förarna att ladda ner Dropbox-appen (finns på Apple Store och Google Play). De behöver inte skapa egna Dropbox-konton, men appen gör det lättare att visa de vanligaste filtyperna direkt i mobilen.

Steg för steg: Så skapar du handboken med Dropbox

I detta exempel visar vi hur du sätter upp funktionen med hjälp av Dropbox, en molnbaserad tjänst för dokumentlagring. Om du redan har ett Dropbox-konto kan du hoppa direkt till steg 2.

1. Skapa ett konto hos Dropbox

1. Gå till www.dropbox.com
.
2. Fyll i uppgifterna som behövs för att skapa kontot.
3. Ett bekräftelsemejl skickas till din e-postadress. Klicka på länken i mejlet för att verifiera ditt konto (detta krävs för att kunna dela sidor).
4. När du loggar in första gången får du välja kontotyp. Det räcker alldeles utmärkt att välja Dropbox Basic / Dropbox för privatpersoner.

2. Skapa din handbok

För att få en bra överblick rekommenderar vi att du skapar en egen mapp för personalens dokument.

1. Klicka på Filer uppe till vänster och sedan på Ny mapp längst till höger. Döp mappen till exempelvis Handbok.
2. Dubbelklicka på din nya mapp för att gå in i den. Här kan du skapa undermappar och ladda upp dina filer. (Ett tips är att ha strukturen klar på datorn först, så att du bara återskapar den här).
3. Klicka på Ladda upp filer för att välja dokument. Du kan hålla in Ctrl-tangenten för att ladda upp flera filer samtidigt.

3. Dela och aktivera handboken i TransPA

1. Klicka på Mina filer för att komma till den högsta mappen i strukturen.
2. Leta upp mappen Handbok och klicka på Dela för att göra den nåbar för andra.
3. Du behöver inte skriva in specifika mottagare. Syftet är att nå mappen via en länk. Klicka på Skapa en länk och sedan på Kopiera länk.
4. Öppna en ny flik i webbläsaren och logga in på connect.mytranspa.com.
5. Gå till Verktyg -> Inställningar -> Företagsinställningar.
6. Leta upp rutan URL för handboken, klistra in länken du kopierade från Dropbox och välj att spara.

Viktigt att tänka på som administratör

• Ser du inte handboken direkt? Om du som administratör möts av en informationssida i stället för dina dokument precis efter att du lagt till länken, beror det oftast på att funktionen precis startats igång. Logga helt enkelt ut ur TransPA och logga in igen, så kommer rätt vy att visas framöver.