Hoppa till innehåll
Kundportal
  • Det finns inga förslag eftersom sökfältet är tomt.

Handbok - publicera din personal/förarhandbok i Transpa

Vill du samla alla viktiga dokument på ett ställe där personalen alltid kan nå dem? Med handboksfunktionen i Transpa kan du publicera allt från personalpolicyer och förarinstruktioner till lastningsguider. Informationen blir tillgänglig för dina anställda direkt i mobilen vid tidrapportering, vilket säkerställer att alla alltid har tillgång till den senaste versionen av era dokument.

Så fungerar det

Handboken i Transpa är en länk. Du lagrar dokumenten i den lagringstjänst ni själva väljer, och klistrar in länken till mappen i Transpas företagsinställningar. Transpa lagrar inga dokument, och funktionen är inte knuten till någon särskild leverantör.

Du kan alltså använda den tjänst ni redan har, till exempel:

  • Dropbox
  • Google Drive
  • Microsoft OneDrive
  • SharePoint
  • ert eget intranät eller någon annan lagringsyta som personalen kan nå

Det enda Transpa kräver är att sökvägen till lagringsytan är en webbadress som börjar med http:// eller https://.

Två saker är värda att kontrollera innan du går vidare:

  • Länken ska gå till den mapp du vill att personalen ska se – inte till hela ert filarkiv.
  • Länken ska fungera för personalen och inte bara för dig. Testa den gärna i ett privat webbläsarfönster eller på en telefon.

När funktionen är aktiverad nås handboken via menyn på startsidan när de anställda loggar in på Transpas tidrapportering (mytranspa.com). De anställda slussas då direkt till de mappar och dokument som du har delat ut. Som administratör når du molntjänstens större yta där du kan organisera filer och styra åtkomster.

Gör så här

1. Lägg upp dokumenten i er lagringstjänst

  1. Skapa en egen mapp för personalens dokument, till exempel Handbok. Då blir det lättare att hålla isär handboken från era övriga filer.
  2. Skapa eventuella undermappar och ladda upp dokumenten. Ett tips är att ha strukturen klar på datorn först, så att du bara återskapar den i lagringstjänsten.
  3. Skapa en delningslänk till mappen Handbok och kopiera den. Hur du gör det skiljer sig mellan tjänsterna – se leverantörens egen hjälp, eller följ vårt Dropbox-exempel längre ned.

2. Aktivera handboken i Transpa

Det här steget är detsamma oavsett vilken lagringstjänst du valt.

  1. Logga in på connect.mytranspa.com.
  2. Gå till Verktyg -> Inställningar -> Företagsinställningar.
  3. Leta upp rutan URL för handboken, klistra in länken du kopierade och välj att spara.

Kontrollera att det blev rätt

  • Logga ut ur Transpa och logga in igen.
  • Öppna menyn på startsidan i tidrapporteringen (mytranspa.com). Du ska komma direkt till den mapp du delade ut.
  • Testa gärna även på en telefon, så att du ser det förarna ser.

Viktigt att tänka på som administratör

  • Ser du inte handboken direkt? Om du som administratör möts av en informationssida i stället för dina dokument precis efter att du lagt till länken, beror det oftast på att funktionen precis startats igång. Logga helt enkelt ut ur TransPA och logga in igen, så kommer rätt vy att visas framöver.
  • Filtyper i mobilen. Ibland är det svårt att öppna vissa filtyper på en telefon. Rekommendera gärna förarna att ladda ner appen för den lagringstjänst ni valt – den visar de vanligaste filtyperna direkt i mobilen. Förarna behöver inte skapa egna konton i tjänsten.

Exempel: så sätter du upp handboken med Dropbox

Dropbox är ett av flera alternativ. Exemplet finns med för dig som inte redan har en lagringstjänst att utgå från. Använder ni Google Drive, OneDrive, SharePoint eller något annat kan du hoppa över det här avsnittet – följ tjänstens egen guide för att skapa en delningslänk och gå sedan direkt till 2. Aktivera handboken i Transpa. Stegen i TransPA är exakt samma.

Har du redan ett Dropbox-konto kan du hoppa till "Skapa din handbok".

Skapa ett konto hos Dropbox

  1. Gå till www.dropbox.com.
  2. Fyll i uppgifterna som behövs för att skapa kontot.
  3. Ett bekräftelsemejl skickas till din e-postadress. Klicka på länken i mejlet för att verifiera ditt konto (detta krävs för att kunna dela sidor).
  4. När du loggar in första gången får du välja kontotyp. Det räcker alldeles utmärkt att välja Dropbox Basic / Dropbox för privatpersoner.

Skapa din handbok

  1. Klicka på Filer uppe till vänster och sedan på Ny mapp längst till höger. Döp mappen till exempelvis Handbok.
  2. Dubbelklicka på din nya mapp för att gå in i den. Här kan du skapa undermappar och ladda upp dina filer.
  3. Klicka på Ladda upp filer för att välja dokument. Du kan hålla in Ctrl-tangenten för att ladda upp flera filer samtidigt.

Dela mappen

  1. Klicka på Mina filer för att komma till den högsta mappen i strukturen.
  2. Leta upp mappen Handbok och klicka på Dela för att göra den nåbar för andra.
  3. Du behöver inte skriva in specifika mottagare. Syftet är att nå mappen via en länk. Klicka på Skapa en länk och sedan på Kopiera länk.

Gå sedan vidare till 2. Aktivera handboken i Transpa ovan.

Tips till dina förare! Använder ni Dropbox kan förarna ladda ner Dropbox-appen (finns på Apple Store och Google Play). De behöver inte skapa egna Dropbox-konton, men appen gör det lättare att visa de vanligaste filtyperna direkt i mobilen. Använder ni en annan tjänst gör dess app samma nytta.