Byte av lönegrupp på anställda

När en anställd uppnår en ny erfarenhetsnivå (exempelvis flyttas upp från "2 år i yrket" till "4 år i yrket") behöver detta uppdateras på dennes anställningskontrakt.

Transpa känner inte av detta automatiskt. Du behöver därför göra ändringen manuellt samt göra en kontroll av lönen under övergångsmånaden.

Steg för steg: Så ändrar du lönegrupp

För att uppdatera en anställds lönegrupp följer du dessa steg:

Gå till personalkortet Navigera till den anställdes personalkort i systemet och välj fliken Anställningskontrakt.
Redigera anställningskontraktet På vänster sida av sektionen för anställningskontraktet hittar du en penn-ikon (Redigera). Klicka på pennan för att låsa upp fälten för redigering.
Välj ny lönegrupp Leta upp fältet som heter Lönegrupp. Klicka på rullgardinsmenyn (listpilen) och välj den nya lönegruppen i listan.
Spara ändringen Avsluta med att klicka på den blå knappen Spara i botten av formuläret.

Viktigt att tänka på vid övergångsmånaden (Löneberäkning)

Om ändringen av lönegrupp ska gälla från till exempel den 1 maj, behöver du hantera ordningen i löneberäkningen korrekt:

Släpande avdrag/tillägg vs. innevarande månad: Månadslönen avser innevarande månad medan avdrag och tillägg är släpande. Därför ska du göra klart alla avvikelser för april månad först i löneberäkningen.
Justera månadslönen manuellt: I maj års löneberäkning justerar du månadslönen manuellt till den nya korrekta summan.
Uppdatera kontraktet efter sparad lön: När majlönen är färdigberäknad och sparad går du in under fliken Anställningskontrakt och ändrar lönegruppen enligt instruktionen ovan.
Valfri notering: Du kan nyttja fältet Notering på kontraktet för att skriva in vilket datum den anställde flyttades upp till den nya lönegruppen för framtida spårbarhet.

Smarta tips för uppföljning och påminnelser

Eftersom Transpa inte automatiskt uppdaterar lönegrupper finns det två hjälpsamma verktyg du kan använda:

1. Få överblick med rapporten "Allmänt"

För att enkelt se vilken lönegrupp dina anställda tillhör idag och identifiera vilka som står på tur för uppdatering:

Gå till Analyser i huvudmenyn.
Välj Rapporter och klicka på Personal.
Ta ut rapporten Allmänt för en komplett sammanställning.

2. Skapa en påminnelse via Kompetenser

Du kan använda kompetensfunktionen för att få automatiska påminnelser i systemet när det är dags att byta lönegrupp på en anställd:

Steg A: Skapa kompetenstypen

Gå till rutan Kompetens och välj Kompetenstyper.
Klicka på knappen "+ Lägg till kompetenstyp" uppe i det högra hörnet.
Namnge kompetenstypen till exempel: Upp en lönekategori.

Steg B: Koppla påminnelsen till den anställde

Gå till den anställdes personalkort och klicka på fliken Kompetens.
Lägg till kompetenstypen Upp en lönekategori.
Sätt ett sista giltighetsdatum/påminnelsedatum för när uppflyttningen ska ske.
Använd fältet Kommentar för att anteckna vilken lönegrupp personen ska flyttas till (t.ex. "Flytta till 4 år i yrket").

Steg C: Se påminnelsen på startsidan

När datumet närmar sig eller har passerat kommer påminnelsen att visas direkt under den blå informationsrutan på startsidan när du loggar in i Transpa.

Vad innebär "År i yrket"?

För yrkesförare avgörs inplaceringen i lönegrupp av antalet år i yrket. År i yrket innebär den samlade tiden den anställde har arbetat med vana från branschen (inte enbart tiden hos den nuvarande arbetsgivaren).