Att lägga schema blir snabbt mer komplext när flera medarbetare, arbetspass, frånvaro och resurser ska samordnas. För många verksamheter räcker det därför inte med kalkylblad, manuella listor eller separata system.
Ett digitalt schemaläggningssystem kan skapa bättre överblick, minska administrationen och göra det enklare att anpassa bemanningen när förutsättningarna förändras.
I den här guiden går vi igenom vad ett schemaläggningssystem är, hur det fungerar, vilka funktioner som är viktiga och vad företag bör tänka på när de väljer system.
Ett schemaläggningssystem är en programvara som hjälper företag att skapa, hantera och förändra arbetsscheman.
Systemet samlar vanligtvis information om exempelvis:
Syftet är att göra schemaläggningen mer strukturerad och minska behovet av manuellt arbete.
För den anställde innebär ett digitalt system samtidigt att det blir enklare att se kommande arbetspass och få tillgång till aktuell information när schemat förändras.
I ett schemaläggningssystem bygger arbetsgivaren upp arbetspass och fördelar dem mellan olika medarbetare.
Det kan handla om fasta scheman, återkommande arbetspass eller rullande scheman som förändras över flera veckor.
Ett vanligt arbetsflöde kan se ut så här:
I mer avancerade system kan schemaläggningen även kopplas samman med exempelvis tidrapportering, personaladministration och lönehantering.
Exakta funktioner varierar mellan olika system och branscher. Några vanliga användningsområden är:
Arbetsledaren kan skapa arbetspass och fördela dem mellan medarbetare.
Scheman kan exempelvis vara:
Det gör det enklare att anpassa planeringen efter hur verksamheten faktiskt fungerar.
Ett schemaläggningssystem ger en tydligare bild av vilka medarbetare som är tillgängliga under en viss period.
Det förenklar planeringen när någon exempelvis är sjuk, har semester eller behöver byta arbetspass.
Semester, sjukdom och annan frånvaro påverkar snabbt bemanningen.
När frånvaron är synlig direkt i planeringen blir det lättare att identifiera luckor och hitta ersättare i tid.
I vissa verksamheter räcker det inte att veta vilken person som ska arbeta.
Inom transportbranschen kan exempelvis personal, uppdrag och fordon behöva planeras i relation till varandra.
Ett schemaläggningssystem kan därför fungera som en del av en bredare resursplanering.
Arbetstider påverkas av både lagstiftning, kollektivavtal och lokala regler.
Systemstöd kan hjälpa arbetsgivaren att upptäcka situationer där planeringen riskerar att bryta mot regler för exempelvis arbetstid, nattarbete eller övertid.
Begreppen används ofta tillsammans, men betyder inte exakt samma sak.
Schemaläggning handlar framför allt om att bestämma vem som arbetar och när.
Personalplanering är ett bredare område och kan även inkludera:
Schemaläggning kan alltså ses som en del av företagets övergripande personalplanering.
Läs mer om Transpas personalplanering för transportföretag
Det går att skapa arbetsscheman i Excel eller på papper, men utmaningarna blir ofta större när organisationen växer eller när schemat förändras ofta.
Om en medarbetare blir sjuk, en körning ändras eller ett fordon inte längre är tillgängligt kan flera delar av planeringen behöva justeras samtidigt.
Ett digitalt schemaläggningssystem kan då ge flera fördelar.
Arbetsledaren får en samlad bild av personal, arbetspass och tillgängliga resurser.
Återkommande arbetspass, mallar och samlad information minskar behovet av manuella uppdateringar.
När verksamheten förändras kan schemat uppdateras direkt utan att nya versioner behöver skickas mellan olika personer.
Genom att se kommande frånvaro och bemanningsbehov blir det enklare att upptäcka problem innan de påverkar verksamheten.
Schemaläggning inom transport kan vara mer komplex än i många andra verksamheter.
Ett arbetspass behöver inte bara matchas med rätt person. Företaget kan samtidigt behöva ta hänsyn till:
Det innebär att ett generellt kalenderverktyg inte alltid räcker.
Ett schemaläggningssystem för transportföretag behöver därför kunna ge arbetsledaren en samlad bild av verksamheten och göra det möjligt att planera flera typer av resurser i relation till varandra.
I Transpa går det exempelvis att planera personal, uppdrag och fordon tillsammans samt arbeta med återkommande och rullande scheman. Systemstödet kan också hjälpa arbetsgivaren att uppmärksamma avvikelser kopplade till arbetstid och andra relevanta regler.
Schemat visar den planerade arbetstiden.
Tidrapporteringen visar vad som faktiskt har arbetats.
När systemen hänger ihop blir det enklare att jämföra planerad och utförd tid.
Ett exempel:
En förare är schemalagd mellan 07.00 och 16.00.
På grund av en försening slutar arbetspasset i stället 17.00.
När schema och tidrapportering är sammankopplade finns både den planerade tiden och den faktiska arbetstiden tillgänglig i samma flöde.
Vilka funktioner som är viktigast beror på verksamheten. Några frågor är särskilt relevanta när olika system jämförs.
Kontrollera att systemet klarar de schematyper ni faktiskt använder, till exempel fasta scheman, rullande scheman eller scheman som varierar mycket från vecka till vecka.
Frånvaro bör vara synlig direkt i planeringen så att arbetsledaren snabbt ser hur bemanningen påverkas.
För verksamheter där personalen sällan befinner sig på kontoret är mobil åtkomst särskilt viktig.
För företag med komplexa arbetstidsregler kan automatiska kontroller vara ett viktigt stöd.
Schemaläggning är sällan en isolerad process.
Information från schemat används ofta vidare inom exempelvis:
Ju färre gånger samma information behöver registreras manuellt, desto effektivare blir arbetsflödet.
Alla företag behöver inte ett avancerat schemaläggningssystem från början.
För ett litet företag med få anställda och oförändrade arbetstider kan ett enklare arbetssätt fungera.
Behovet brukar däremot öka när:
Ett tydligt tecken är att administrationen kring schemat börjar ta oproportionerligt mycket tid.
Excel kan fungera bra för enklare scheman.
Men ett kalkylblad är inte byggt för att hantera förändringar, personaldata och resursplanering på samma sätt som ett dedikerat schemaläggningssystem.
Skillnaden blir särskilt tydlig när någon blir sjuk, ett arbetspass behöver flyttas eller flera personer arbetar i samma planering.
I ett kalkylblad behöver information ofta uppdateras manuellt och den senaste versionen distribueras till berörda personer.
I ett schemaläggningssystem arbetar organisationen i stället med samma uppdaterade information.
Ett nytt system skapar störst nytta när det utgår från hur verksamheten faktiskt arbetar.
Börja därför med att kartlägga processen.
Fråga exempelvis:
När processen är tydlig blir det enklare att avgöra vilka funktioner systemet faktiskt behöver ha.
Transpa är utvecklat för transportbranschen och samlar bland annat personalplanering, schemaläggning, tidrapportering och lönehantering i ett sammanhängande arbetsflöde.
I schemaläggningen kan företag planera personal, uppdrag och fordon i relation till varandra. Det går också att arbeta med återkommande scheman och se kommande frånvaro och personalbehov.
För företag där arbetstider påverkas av lagar och kollektivavtal kan systemstödet dessutom minska mängden manuella kontroller.
Ett schemaläggningssystem är en programvara som används för att skapa, hantera och förändra arbetsscheman. Systemet kan också ge överblick över exempelvis personal, frånvaro och bemanningsbehov.
Digital schemaläggning innebär att arbetsscheman hanteras i ett digitalt system i stället för på papper eller i manuella kalkylblad.
Behovet är störst i verksamheter där många personer arbetar olika tider, där schemat förändras ofta eller där flera resurser behöver planeras tillsammans.
Schemaläggning handlar främst om vem som arbetar och när. Personalplanering är bredare och kan även omfatta bemanning, kompetenser, behörigheter, frånvaro och resursbehov.
Ja. När schema och tidrapportering är integrerade kan planerad arbetstid jämföras med den tid som faktiskt har arbetats.
Det bör kunna stödja verksamhetens kombination av personal, arbetstider, fordon, uppdrag, frånvaro och relevanta regler kring arbetstid.
Vill ni se hur digital schemaläggning kan fungera i praktiken för er verksamhet?
Boka en demo av Transpa och se hur ni kan samla planering, arbetstider och personaladministration i ett mer sammanhängande flöde.