Tidrapportering är en viktig del av vardagen för många företag. Arbetade timmar ska registreras, frånvaro hanteras och uppgifterna ska ofta vidare till både administration och lönehantering.
När detta görs med papper, kalkylblad eller flera separata system kan processen snabbt bli tidskrävande. Därför väljer många företag att digitalisera sin tidrapportering och samla informationen på ett och samma ställe.
I den här guiden går vi igenom vad digital tidrapportering innebär, hur den fungerar och vilka fördelar den kan ge både arbetsgivare och medarbetare.
Digital tidrapportering innebär att medarbetare registrerar sin arbetstid i ett digitalt system i stället för exempelvis på tidlappar eller i manuella kalkylblad.
Beroende på system kan den anställde exempelvis registrera:
Informationen blir därefter tillgänglig för arbetsledare eller administratörer som kan kontrollera och godkänna rapporterna.
I system där tidrapporteringen är kopplad till lönehanteringen kan uppgifterna sedan föras vidare till löneunderlaget utan att samma information behöver registreras på nytt.
I grunden är processen enkel.
Medarbetaren registrerar sin arbetstid digitalt, vanligtvis via mobiltelefon, surfplatta eller dator. Uppgifterna sparas i systemet och blir tillgängliga för den person som ansvarar för kontroll, attest eller löneadministration.
Ett vanligt flöde kan se ut så här:
I mer avancerade system kan den planerade arbetstiden från schemat redan finnas tillgänglig som underlag. I vissa branscher kan även data från exempelvis fordon eller färdskrivare användas för att förenkla rapporteringen.
Ofta handlar det om att minska administrationen och samtidigt få bättre kontroll över arbetstid, frånvaro och löneunderlag.
När samma arbetstid först skrivs på papper, sedan sammanställs och därefter registreras i ett lönesystem skapas flera manuella moment.
Digital tidrapportering kan minska behovet av dubbelregistrering och frigöra tid för andra delar av verksamheten.
Varje gång information flyttas manuellt från ett dokument eller system till ett annat finns en risk att något blir fel.
Det kan exempelvis handla om:
När uppgifterna registreras digitalt och följer med genom processen minskar antalet tillfällen där information behöver skrivas av eller tolkas.
Digital tidrapportering gör det enklare att samla arbetstid och frånvaro på ett och samma ställe.
Arbetsledare kan snabbare se vilka rapporter som är inlämnade, vilka som saknas och om något behöver kontrolleras innan uppgifterna går vidare.
Tidrapporteringen är ofta ett av de första stegen i löneprocessen.
När ett tidrapporteringssystem är integrerat med lönehanteringen kan uppgifterna föras vidare digitalt i stället för att registreras på nytt manuellt.
Behoven varierar beroende på företag, bransch och arbetssätt.
Det är därför viktigt att inte enbart jämföra system utifrån hur själva tidsregistreringen fungerar, utan att titta på hela processen.
För verksamheter där personalen befinner sig på olika platser bör systemet fungera bra i mobilen.
Medarbetaren ska kunna rapportera sin tid utan att vara beroende av en dator på kontoret.
Arbetstid är bara en del av personalens tid.
Ett tidrapporteringssystem bör även kunna hantera relevanta typer av frånvaro, till exempel semester och sjukfrånvaro.
Om företaget redan arbetar med digital schemaläggning kan det vara värdefullt att koppla samman planerad och faktiskt arbetad tid. Det gör det enklare att följa flödet från planerat arbetspass till godkänd tidrapport.
Verkligheten följer inte alltid schemat.
Ett arbetspass kan börja senare, sluta tidigare eller pågå längre än planerat. Systemet behöver därför göra det enkelt att registrera och hantera avvikelser.
En viktig fråga är vad som händer efter att tidrapporten har godkänts.
Om uppgifterna kan föras vidare till lönehanteringen minskar behovet av att registrera samma information på nytt.
För transportföretag finns särskilda utmaningar kring tidrapportering.
Chaufförer befinner sig stora delar av arbetsdagen ute på vägarna samtidigt som administrationen ofta hanteras från ett kontor.
Dessutom behöver företag ofta kunna hantera information som rör:
Det gör att ett generellt system för tidsregistrering inte alltid täcker hela behovet.
I Transpa kan chaufförer och andra medarbetare tidrapportera digitalt via mobil, platta eller dator. Det finns också möjlighet att använda färdskrivardata som stöd eller underlag för arbetstiden, registrera tid mot fordon och arbetsuppgifter samt låta tidrapporter, frånvaro och avvikelser gå vidare till löneunderlaget.
Färdskrivardata och tidrapportering är relaterade, men de fyller inte exakt samma funktion.
Färdskrivaren registrerar data kopplad till förarens aktiviteter och fordonets användning.
En tidrapport kan däremot behöva innehålla fler uppgifter om arbetsdagen, till exempel:
I ett branschanpassat system kan färdskrivardatan därför användas som stöd för tidrapporteringen i stället för att systemen fungerar helt separat.
Ett företag behöver inte byta arbetssätt bara för att det finns digitala alternativ.
Men vissa tecken kan visa att den manuella administrationen har börjat bli ett hinder.
Det kan vara dags att se över tidrapporteringen om:
Ju fler manuella steg som finns mellan utfört arbete och färdigt löneunderlag, desto större är ofta potentialen att effektivisera processen.
Transpas tidrapportering är utvecklad för transportbranschen och gör det möjligt att samla rapportering och personaladministration i ett mer sammanhängande flöde.
Chaufförer och andra medarbetare kan rapportera sin arbetstid digitalt, samtidigt som företag kan använda exempelvis färdskrivardata och andra uppgifter som underlag för den fortsatta administrationen.
Det gör det enklare att gå från utfört arbete till godkänt underlag för lön utan onödiga manuella steg.
Digital tidrapportering innebär att medarbetare registrerar arbetstid och andra relevanta uppgifter i ett digitalt system i stället för på papper eller i manuella kalkylblad.
Digital tidrapportering kan minska administrationen, ge bättre överblick över arbetad tid, minska dubbelregistrering och göra det enklare att föra information vidare till exempelvis lönehantering.
Ja. Många moderna tidrapporteringssystem är tillgängliga via mobiltelefon, vilket är särskilt användbart för personal som arbetar ute på fältet eller på olika platser.
Ett tidrapporteringssystem är ett digitalt verktyg som används för att registrera, samla in, kontrollera och hantera arbetstid och ofta även frånvaro och andra personalrelaterade uppgifter.
Chaufförer kan exempelvis rapportera arbetstid via mobilen. I branschanpassade system kan tidrapporteringen även kombineras med information från schema, fordon eller färdskrivare.
Ja. I system som stödjer ett integrerat arbetsflöde kan godkända tider och annan relevant information användas som underlag för lönehanteringen, vilket minskar behovet av manuell registrering.
Vill du förenkla tidrapporteringen och få bättre kontroll över arbetad tid?
Se hur Transpas tidrapportering fungerar.